Rencontres du futur. 15 minutes, pas plus. Voici comment les gérer

Gianluca Riccio

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Si vous cherchez des conseils sur la façon de réduire les temps de réunion en direct à 15 minutes ou moins, voici quelques conseils d'experts du secteur.

« Hé, pouvons-nous avoir des réunions plus courtes et plus engageantes ? »

Est-ce la question que le PDG du logiciel Jim Szafranski reçoit de la quasi-totalité de ses clients, allant des startups aux entreprises du Fortune 100. Parce que le fait est que : les clients recherchent de plus en plus des conseils d'experts sur la façon de réduire les temps de réunion en direct à 15 minutes ou moins. .

réunions 15 minutes
Jim Szafranski est le deus ex machina de Prezi, une société qui fournit une technologie permettant d'intégrer des images et des animations dans des présentations vidéo et des réunions.

Les clients ne veulent que trois choses pour le moment : augmenter les contacts entre le personnel et améliorer la productivité dans ces réunions. Et ils veulent réduire les problèmes d'épuisement professionnel causée par la fatigue du zoom.

Les clients Prezi ne sont pas seuls : environ la moitié des cadres interviewé par le consultant Korn Ferry dès 2019, il affirmait que passer trop de temps aux réunions les distrayait du travail. Puis Covid est également arrivé. Que faites-vous maintenant?

Des réunions de 15 minutes suffisent et avancent

Szafranski suggère de planifier certaines parties de la réunion à l'avance à un moment qui convient à chaque participant, afin de rendre ensuite la partie « en direct » de la réunion plus efficace. Pour ce faire, enregistrez simplement une courte vidéo pour clarifier le sujet et les décisions qui devront être prises au cours de la session. "Cela attire l'attention des invités."

L'envoi d'informations préalables par vidéo ou la collaboration avec des systèmes en ligne tels que Google Docs sont efficaces pour une communication « asymétrique et lumineuse ». dont je vous ai parlé ici. Cela fonctionne précisément lorsque le personnel a des fuseaux horaires différents ou souhaite simplement structurer sa journée de travail différemment. 

Un autre système consiste à créer des « espaces mentaux » sans réunions. Des espaces qui deviennent évidemment aussi des temps : la propre entreprise de Szafranski a décidé qu'il n'y aurait pas de réunions le mercredi, pour permettre à ses 300 salariés (dans 13 pays) de reprendre leur souffle. L'idée est de « pousser fort » pendant quelques jours (lundi et mardi), puis de reconstruire votre énergie mentale et de rassembler vos pensées en milieu de semaine pendant cette pause, puis de discuter de ces sujets « en direct ».

Combien de temps cela prendra-t-il?

Un peu. Peu de temps. Les 15 minutes ci-dessus sont une indication sérieuse. Une étude Microsoft sur les ondes cérébrales a montré que les réunions de plus de 30 minutes consécutives ont augmentation du stress chez les participants et la société a réduit la durée par défaut des réunions Outlook en 2021.

Cela fonctionne aussi pour ceux qui y sont déjà habitués

réunions plus courtes
Wade Foster, PDG de Zapier

La société de logiciels Zapier travaille à distance depuis sa création en 2011. Elle emploie aujourd'hui environ 500 personnes dans 38 pays. Les équipes individuelles ont organisé de courtes réunions quotidiennes sur Zoom appelées « standups », au cours desquelles chaque personne a informé ses collègues de ce qu'elle avait accompli au cours de la dernière journée, de ce qu'elle devait faire le lendemain et de tout problème éventuel.

En 2020, cependant, avec un poster sur son blog, Zapier a expliqué comment ses stand-ups étaient devenus incontrôlables, envisageant souvent des sujets qui n'étaient pertinents que pour quelques membres et inutiles pour tout le monde.

C’est pourquoi l’entreprise a supprimé ce type de réunion, et l’a remplacé par… du texte. Communications textuelles gérées par un bot utilisant le logiciel Geekbot dans l'application de messagerie Slack. Le bot demande aux membres de l’équipe de rendre compte de leur travail et de tout problème éventuel, en une minute environ.

Face à un tsunami de notifications, il faut de l'organisation... et des emojis

La question se sera posée. S'appuyer sur des applications de messagerie signifie-t-il gérer des notifications sans fin ? Ce n'est pas sûr. Pour éviter cela, organisez les chaînes Slack par sujet et encouragez les gens à utiliser des emojis pour des réactions rapides. Si le fil devient trop long et difficile à lire (si et seulement si), alors vous planifiez des réunions.

Cependant, même pour les réunions récurrentes, l’automatisation peut être utile. Zapier l'utilise pour créer un aperçu des sujets, les envoyer à l'avance aux participants pour examen, puis envoyer des invitations à des réunions. Une autre façon de se concentrer uniquement sur la conversation et les idées lors des fameuses 15 minutes pendant lesquelles nous discuterons.

Quand tout manque, même les réunions en personne peuvent s'améliorer

Robert Chmielewski

Robert Chmielewski, PDG du site Web de start-up immobilière ShareSpace, préfère les réunions en personne aux notes écrites. Une question de qualité plutôt que d'efficacité : les gens, dit-il, expriment mieux leurs idées et leurs talents lorsqu'ils sont face à face. Bien. Revenons-nous donc au problème des réunions interminables ? Pas du tout.

L'équipe de Chmielewski utilise un processus en trois étapes pour s'assurer que les réunions sont courtes et efficaces. première phase, les organisateurs définissent un objectif clair. Deuxième phase, établissez un ordre du jour et formatez les sujets non pas par sujets, mais avec des questions, qui sont plus précises et pointent vers une réponse. Troisième étape, évidemment, des réunions contingentes. Mais attention, ajoute Chmielewski : les 15 minutes ne sont qu'un résultat, pas l'objectif global.

Vous connaissez l'objectif général. Éliminer ce que nous avons tous pensé au moins une fois : éviter des réunions entières inutiles, alors qu’un email aurait suffi.

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Alberto Robiati et Gianluca Riccio guident les lecteurs à travers des scénarios du futur : les opportunités, les risques et les possibilités dont nous disposons pour créer un avenir possible.

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